Btw en de doorrekening van kosten

Moet er bij het doorrekenen van kosten btw aangerekend worden of niet, en wat als het gaat om kosten waarvan de btw niet of slechts gedeeltelijk aftrekbaar is?

Moet er bij het doorrekenen van kosten btw aangerekend worden of niet, en wat als het gaat om kosten waarvan de btw niet of slechts gedeeltelijk aftrekbaar is?

A.     Algemeen btw-principe bij het doorrekenen van kosten

1.       Is er een rechtstreeks verband met een levering of dienst, of niet?

De vraag die ter zake gesteld moet worden is of er sprake is van een hoofdhandeling of niet. Inzake btw maakt het immers een groot verschil of de kosten doorgerekend worden naar aanleiding van een levering van een goed of een dienstverrichting, dan wel of het gaat om een op zichzelf staande doorrekening van kosten. Alles valt en staat dus met de vraag of er een zgn. hoofdhandeling is of niet.

Is er een hoofdhandeling, dan houdt dat concreet in dat een goed geleverd of een dienst verricht werd en dat naar aanleiding daarvan bepaalde kosten doorgerekend werden aan de klant. In dat geval volgen de doorgerekende kosten het btw-regime van de hoofdhandeling. Moet u m.a.w. op de hoofdhandeling btw aanrekenen, dan moet u dat dus ook doen op de doorgerekende kosten. Is de hoofdhandeling vrijgesteld van btw, dan zijn de doorberekende kosten dat ook.

Ook voor het tarief geldt de regel dat de doorberekende kosten onderworpen zijn aan hetzelfde btw-tarief als de hoofdhandeling. Dat geldt ook in het geval dat er voor de kosten die doorberekend worden een eigen ­specifiek tarief zou gelden of zelfs een vrijstelling. Als ze doorberekend worden, moet er hetzelfde btw-tarief op gerekend worden als op de hoofdhandeling.

Apart doorrekenen maakt geen verschil. Ook als u de kosten via een afzonderlijke factuur zou aanrekenen in plaats van ze mee met de hoofdhandeling te factureren, dan nog geldt de regel dat de doorberekende kosten onderworpen zijn aan hetzelfde btw-regime als de hoofdhandeling (art. 26, §1 W.Btw).

Is er geen hoofdhandeling is , dan kan het btw-regime van die hoofdhandeling uiteraard niet gevolgd worden. Is er geen hoofdhandeling, dan wordt u bijgevolg geacht om de diensten of leveringen waarop die kosten betrekking hebben, zelf ontvangen te hebben en zelf verstrekt te hebben (art. 13, §2 en 20, §1 W.Btw).

 

B.     Doorrekening van autokosten

1.       Autokosten en het btw-regime daarvan

De btw op autokosten is slechts aftrekbaar in de mate van het beroepsmatige gebruik en dat sowieso voor maximaal 50% (art. 45, §2 W.Btw).

De btw-aftrek kan maximaal 50%, en nooit 100% bedragen. Zelfs al wordt de auto in kwestie uitsluitend, dus 100%, beroepsmatig gebruikt, dan nog is de btw daarop slechts voor 50% aftrekbaar. Die 50% is het absolute maximum, maar de btw-aftrek kan wel lager liggen dan 50%. Samengevat zijn er dus twee mogelijkheden:

 -U gebruikt uw auto voor 50% of meer beroepsmatig: uw btw-aftrek is dan beperkt tot 50%, het wettelijke maximum.

- U gebruikt uw auto voor minder dan 50% beroepsmatig, bv. 40%: uw btw-aftrek is dan beperkt tot het beroepsgebruik of dus tot 40%.

In de tweede situatie, beroepsgebruik van 40%, moet de btw-aftrek dus niet beperkt worden tot 50% van 40%.

Het beroepsgebruik van een auto kan bepaald worden volgens een van de drie ­methodes die de Btw ter zake naar voren geschoven heeft. Concreet gaat het dan om ofwel een gedetailleerd bijgehouden kilometer­adminis­tratie, ofwel de toepassing van de semiforfaitaire formule op basis van het woon-werkverkeer, ofwel het vaste beroepsforfait van 35%.

2.       De autokosten worden in het kader van een hoofdhandeling doorgerekend

Rekent u autokosten door naar aanleiding van een hoofdhandeling, dan volgt die doorberekening het btw-regime van de hoofdhandeling. Bij een doorberekening van autokosten in het kader van een hoofdhandeling, geldt de aftrekbeperking dus niet voor uw klant, maar wel degelijk voor uzelf. Het speelt daarbij geen rol of u deze kosten samen met de hoofdhandeling doorfactureert, dan wel voor die kosten een tweede, afzonderlijke factuur opmaakt.

3.       De autokosten worden los van een hoofdhandeling doorgerekend

In dit geval geldt de aftrekbeperking voor uw klant, en dus niet voor uzelf, voor zover en in de mate dat die autokosten volledig doorgerekend worden.Volgens een verouderde visie geldt die aftrekbeperking zowel voor u als voor uw klant (parl. vr. nr. 1411, Breyne, 02.02.1995). Deze visie is echter achterhaald, nu de Btw zelf gezegd heeft dat de aftrekbeperking niet geldt voor degene die de autokosten doorrekent (circ. 36/2015, 23.11.2015, nr. 38).

 

C.     Doorrekening van restaurant- en hotelkosten

1.       Restaurant- en hotelkosten en het btw-regime daarvan

De btw op restaurant- en hotelkosten is helemaal niet recupereerbaar, zelfs al zou het gaan om een 100% beroepsmatig etentje of overnachting (art. 45, §3, 3° W.Btw).

Tenzij... Er geldt inderdaad één uitzondering, nl. voor de btw op restaurant- en hotelkosten gemaakt door personeelsleden die buiten de onderneming belast zijn met een levering of een dienst. Vereist is dan uiteraard wel dat u een factuur van het restaurant of hotel heeft op uw naam.

Echter, ook als die kosten gemaakt worden in het kader van een publicitaire activiteit, kan de btw gerecupereerd worden (beslissing E.T. 124.247, 13.03.2015).

2.       De kosten worden in het kader van een hoofdhandeling doorgerekend

Een btw-plichtige X voert bv. een consultancy-opdracht uit voor een klant, waarbij hij restaurantkosten maakt die aan de klant worden doorgerekend. U moet dan niet alleen 21% btw rekenen op de consultancy-opdracht, maar ook op die doorberekende restaurantkosten.

Het feit dat de btw-plichtige X in het restaurant maar 12% btw betaald heeft, doet er niet toe. De doorrekening in het kader van een hoofd­handeling volgt immers het btw-regime en dus ook het tarief van de hoofdhandeling.

De aftrekbeperking speelt bij de btw-plichtige Xen niet bij zij klant. Voor de klant is er geen aftrek­beperking omdat het voor hem in feite niet gaat om een restaurantdienst, maar om een andere dienstprestatie, in dit geval een consultancy-opdracht, waarop de btw volgens de normale regels aftrekbaar is (parl. vr. nr. 1411, Breyne, 02.02.1995).

3.       De kosten worden los van een hoofdhandeling doorgerekend

Rekent een btw-plichtige zijn restaurantbezoek door los van een hoofdhandeling, dan moet er 12% btw voor de maaltijden en 21% btw voor de dranken gerekend worden. In het kader van coronacrisis, is het btw-tarief van 12% voor restaurant- en cateringdiensten tijdelijk – nl. van 8 mei 2021 tot en met 30 september 20201 - verlaagd naar 6% btw, inclusief voor het verschaffen van alchoholische dranken (waarvoor normaal 21% btw geldt) voorzover dit gepaard gaat met bijkomende diensten die een verbruik ter plaatse mogelijk maken.

De aftrekbeperking geldt hier bij de doorgerekende klant. Voor de btw-plichtige die de kosten doorrekent is de btw op de restaurantkosten dus aftrekbaar als de restaurantfactuur op zijn naam staat en de doorgerekende restaurantkosten afzonderlijk uitgesplitst worden op de factuur (art. 45, §3, 3°, b W.Btw).